Wie gestalte ich digitale Dialoge mit Behörden und Beteiligten?
Die Digitalisierung verändert die konventionellen Arbeitsmodelle auf allen Ebenen erheblich. Nicht allein durch die Corona-Pandemie bedingt, aber auf jeden Fall durch sie beschleunigt, bringen uns neue Technologien zu einem Umdenken, auch bei der Gestaltung der frühen Öffentlichkeitsbeteiligung.
Viele Vorhabenträger nutzen die Chancen digitaler Beteiligungs- und Dialoggestaltung und beziehen diese aktiv in Planungsprozesse für Infrastrukturvorhaben ein. Verwaltung und Behörden erkennen und nutzen die Möglichkeiten digitaler Plattformen für Kommunikation, Anmerkungen und Einwendungen, um zu effizienteren Genehmigungsverfahren zu gelangen. Doch, wie gestalte ich diese digitalen Dialoge mit Behörden und Beteiligten, welche Schritte sind bei Planung und Umsetzung zu berücksichtigen und wie nehme ich die Hürden für die Informationsbereitstellung im Netz?
Dr. Danuta Kneipp, Leiterin des Fachgebiets Öffentlichkeitsbeteiligung bei 50Hertz moderierte durch die WebKonferenz, die mit 3 Impulsreferaten startete.
Beteiligung smart denken
Dr. Bettina Reimann, Leiterin des Teams „Stadt und Gesellschaft“ im Forschungsbereich „Stadtentwicklung, Recht und Soziales“ beim Deutschen Institut für Urbanistik (Difu), lieferte einen Einblick in die digitale Beteiligung aus der kommunalen Praxis. Das von ihr vorgestellte Konzept der Smart City soll den Kommunen helfen, die urbanen Herausforderungen mithilfe der digitalen Technologien zu bewältigen. „Bürgerbeteiligung geht smart und digital“ – konstatiert Frau Dr. Reimann. Hierfür sind digitale Elemente als ein Baustein in eine Beteiligungskultur zu integrieren. Dies erfordere klare Beteiligungskonzepte und Rückendeckung seitens Verwaltung, Politik und Zivilgesellschaft.
Unterhaltsam durch den Digitalworkshop
Matthias Trénel, Geschäftsführer der Zebralog GmbH, präsentierte den Teilnehmenden praktische Lösungen, mit denen Digitalworkshops mit Behörden technisch umgesetzt werden können. Als zentral für den Erfolg sei es die Auswahlkriterien für einen Online-Dialog konkret zu definieren sowie die Anforderungen an Datenschutz, Teilnehmerzahl und Möglichkeiten der Kleingruppenarbeit zu klären. Eine Kombination aus asynchronen und synchronen Formaten bringt die Beteiligten noch besser auf Augenhöhe zusammen, Warm-Ups mit Musik- und Spielelementen verleihen digitalen Formaten einen lebhaften und unterhaltsamen Charakter.
Künstliche Intelligenz als Teil des (formellen) Beteiligungsprozesses
Rolf Lührs, Geschäftsführer und Gründer der DEMOS E-Partizipation GmbH, stellte die Anwendung “Einwendungsmanagement Online” vor. Mit dieser ist es Vorhabenträgern und Genehmigungsbehörden möglich, Einwendungen im Genehmigungsverfahren digital zu erfassen und mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) zu bearbeiten. KI kann Genehmigungsprozesse und dadurch Infrastrukturprojekte beschleunigen. Dank intelligenter Algorithmen lassen sich unzählige Stellungnahmen und Einwendungen digital erfassen. Dies reduziert die manuelle Prozessbearbeitung erheblich. Herr Lührs machte deutlich: „Die KI ist assistiv – der Mensch muss noch einen Blick darauf werfen.“
Mehr digitale Beteiligung wagen
In der anschließenden Diskussion wurde thematisiert, welche Hürden man auf Seiten der Behörden in Bezug auf digitale Beteiligung erlebt, wie man mithilfe der vorgestellten Tools informelle und formelle Verfahren besser verzahnen kann und wie man mit zeitversetzter Beteiligung umgeht.
Rolf Lührs, machte den Teilnehmenden Mut und betonte, dass die Nutzung digitaler Tools dabei helfen kann, Einwendungen, Vorschläge und Sorgen der Beteiligten schneller auszuwerten und zu bearbeiten. Die größte Hürde bleibe dabei der Datenschutz, der noch an die aktuellen Anforderungen angepasst werden müsste.
Vera Grote, Partner bei Johanssen + Kretschmer, sprach sich auch nach der Pandemie für eine sinnvolle Kombination aus analogen und digitalen Beteiligungsformaten aus. Insbesondere betonte sie, dass digitale Formate nicht nur die oft beschriebenen Hürden mit sich bringen, sondern durchaus auch neuen Gruppen den Zugang zu Beteiligungsformaten ermöglichen. Sowohl Behörden als auch Vorhabenträger sollten den Schub durch die aktuelle Situation nutzen, um digitale Formate zu integrieren, das OZG und das PlanSiG unterstützen diese Entwicklungen.
Zur Frage nach den Möglichkeiten der zeitversetzten Beteiligungsformen, unterschied Matthias Trénel zwischen den punktuellen (anlassbezogenen) und dauerhaften Formaten. Bei diesen sei es wichtig, nachhaltige Angebote zu machen, damit die Beteiligten eine Art visuelles Gedächtnis aufbauen können. Diese langen Zeiträume zu überbrücken, sei eine zentrale Herausforderung.
Dr. Bettina Reimann bestätigte auch aus kommunaler Sicht, dass Corona einen Schub für digitale Beteiligung bringe. Die Kommunen sind bereit, digital zu beteiligen. Als Hindernis stellten sich die technische Ausstattung sowie der Mangel an technisch geschultem Personal dar. „Digitalisierung braucht innovationsfreudige Verwaltung“- betonte Frau Dr. Reimann. Die Beteiligung – gleich ob analog oder digital, sollte dialogorientierter und transparenter werden. Dabei sollten die Kommunen als Dialogbrücken noch stärker in Planungsprozesse einbezogen werden.
Fazit und Learnings
Digitale Beteiligungsformate bringen technische Hürden mit sich und benötigen die richtige Ausstattung. Gute Vorbereitung inklusive Techniktests ist notwendig. Besonders wichtig ist es aber, wie bei der analogen Beteiligung auch, die Ziele digitaler Beteiligung genau festzulegen und davon abzuleiten, welches Format geeignet ist. Spannend wäre es aus Sicht der Teilnehmenden, die Werkzeuge, wie digitales Einwendungsmanagement, stärker zu einer Brücke zwischen analoger und digitaler Welt zu entwickeln und für vermeidliche Defizite, wie “Zufallsgespräche in den Pausen” Lösungen und Angebote zu entwickeln.
Kontakt
Angelina Groß
Vorstandsreferentin